В каком случае правильно оформлен реквизит адресат



В помощь - Реквизит «адресат»: правила составления и оформления

РЕКВИЗИТ «АДРЕСАТ»: ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Реквизит «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат - это получатель документа (в отличие от адресанта - отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба документационного обеспечения управления определяет правильность вложения и доставки документа по назначению. Грамотное и точное оформление реквизита «адресат» позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому подлежит передать документ на исполнение или рассмотрение.

Адресат используется при составлении и оформлении различных видов документов, в первую очередь исходящих, т.е. отправляемых в другие организации. К их числу относятся письма, а также докладные и объяснительные записки, справки, представления, направляемые вышестоящим органам (должностным лицам). В то же время адресат указывается и на многих внутренних документах - тех, которые создаются организацией для внутреннего пользования и не подлежат отправке. К числу таких документов относятся докладные и объяснительные записки, справки, заявления, представления, которые, как правило, адресуются руководителю организации.

Для адресата на документе отведено место в правом верхнем углу. При угловом варианте расположения реквизитов бланка адресат начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном - сразу под надписями бланка (в письмах - на уровне реквизитов «дата документа» и «регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, - на уровне реквизита «заголовок к тексту документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора - после 32 печатных знаков при оформлении документа на пишущей машинке или 80 мм при оформлении на компьютере.

В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес.

Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

Документ может адресоваться:

- организации в целом;

- структурному подразделению организации;

- должностному лицу, не являющемуся руководителем;

- группе однородных учреждений (должностных лиц).

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат оформляется по-разному.

Если документ адресован организации в целом, то наименование этой организации указывается в именительном падеже.

Начальнику отдела материально-
технического снабжения
Алейникову Г.Ф.

На одном документе разрешается указывать не более 4 адресатов, которые располагают один под другим. В случае когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Слово «копия» перед 2, 3 и 4-м адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат.

Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Если документ направляется более чем в 4 адреса, то на каждом экземпляре проставляется только один адресат, а полный перечень адресатов включается в список на рассылку. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом:

Список на рассылку
письма _________ от _______ № __________

После отправки экземпляров документа список на рассылку помещается в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.

Список на рассылку составляется также при отправке экземпляров распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний и др.), на которых адресат не указывается.

Указание на каждом экземпляре конкретного адресата при рассылке документа более чем в 4 адреса - достаточно трудоемкий процесс, занимающий немало времени. Для того чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям.

Республиканские органы
государственного управления,
иные государственные организации, подчиненные Правительству
Республики Беларусь

Руководителям министерств,
иных республиканских органов государственного управления, организаций, подчиненных Правительству
Республики Беларусь

При использовании подобной формы адресования также составляется список на рассылку.

Список на рассылку допускается не составлять лишь в том случае, если документ адресуется всем без исключения организациям, обозначенным в адресате обобщенно, а сама сеть этих организаций имеется в осуществляющей рассылку экспедиционной службе организации-отправителя.

При направлении документа частному лицу адресат оформляется следующим образом: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Резвой Е.Н.
ул.Козлова, д.15, кв.16
220031, г.Минск-31

Столярову Э.Н.
ул.П.Глебки, д.15, кв.25
223120 п/о Логоза
Логойского р-на
Минской области

Как уже было отмечено, в адресат может включаться также почтовый адрес. Он оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111.

Почтовый адрес всегда указывается при адресовании документов разовым корреспондентам (т.е. тем, с которыми не ведется постоянная переписка) и частным лицам. То, каким образом оформлен адресат (учреждению в целом, его структурному подразделению, руководителю и т.д.) в этом случае не имеет значения. Почтовый адрес указывается в адресате ниже всех остальных составляющих этого реквизита.

Почтовый адрес в реквизите «адресат» не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы. В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке на рассылку.

При написании почтового адреса допускают сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (войсковая часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), п/о (почтовое отделение), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится, при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (например, 22а).

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

/ Тест по реквизитам

4) Каким образом оформляется реквизит «Адресат» в случае, если документ адресуется физическому лицу? Приведите пример.

5) Каким образом оформляется реквизит «Адресат» в случае, если документ адресуется конкретному должностному лицу? Приведите пример.

6) Каким образом оформляется реквизит «Адресат» в случае, если документ адресуется организации в целом? Приведите пример.

7) При адресовании частному физическому лицу инициалы указывают:

а) перед фамилией;

б) после фамилии.

8) В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись»:

а) Ректор Пшенов П.М. Пшенов

б) Директор школы № 432 Спицына Спицына Ф.И.

в) Главный бухгалтер Веревкина Веревкина С.А.

Директор МГУ Воронов Воронов П.В.

г) Директор школы № 45 подпись Ю.Г. Деминов

Директор школы № 56 подпись М.И. Рыбкина

д) Директор школы № 31 Директор школы № 87

________Ящик А.А. __________Жмуркина О.П.

9) В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» (во время отсутствия руководителя документ подписывается заместителем, исполняющим обязанности руководителя):

а) За Директора ___________________А.И. Сидоров

(подпись его зама Петрова)

б) Директор____________________А.И. Сидоров

(подпись его зама Петрова)

в) И.О. директора_________________________О.М. Петров

(личная подпись заместителя директора)

10) В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма НЕ упоминалось о приложении:

а) Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования

2. Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

б) Приложение: на 6 л. В 1 экз.

11) В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма упоминалось о приложении:

а) Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования

2. Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

б) Приложение: на 6 л. В 1 экз.

12) С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя:

а) для оперативной связи с исполнителем;

б) для придания документу юридической силы.

13) План работы института на 2004-2005 учебный год утверждается решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»:

а) УТВЕРЖДАЮ Решение педагогического совета от 12.08.2004 г. № 14;

б) УТВЕРЖДЕН Решением педагогического совета от 12.08.2004 № 14;

в) УТВЕРЖДЕН Решение педагогического совета от 112.08.2004 г. № 14;

г) УТВЕРЖДЕН Решением педагогического совета от 12.08.2004 г. № 14.

14) Перечислите составные части реквизита «Гриф согласования»

15) Каковы составные части реквизита «Виза согласования»? Перечислите

16) Реквизит «Гриф согласования» оформляется следующим образом:

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Как правильно написать реквизиты

Делопроизводство от А до Я. Как оформлять бланки в негосударственных организациях

Он содержит только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Как правильно написать реквизиты

должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации. могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.

Как правильно написать характеристику?

Составить этот документ и заверить собственной подписью может лицо официальное, превосходно знакомое с тем, кому дается характеристика. При этом неприемлемо предвзятое отношение, основанное на личных симпатиях либо антипатиях. Например, ученику в школе может дать характеристику классный управляющий, а менеджеру магазина, начальник этого магазина.

Если дать характеристику вашим деловым качествам пробует человек, с которым вы познакомились на дискотеке, там же и распрощались, навряд ли этот документ будет беспристрастным.

Как правильно оформить реквизит адресат документа?

При этом в реквизите «Адресат» не должно быть никаких сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При этом наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Как правильно оформить реквизиты физ. лица в договоре

лица? — Каковы последствия судебного разбирательства о взыскании долга с физ. лица. далее

1 ответ. Москва Просмотрен 207 раз. Задан 2011-04-13 10:53:01 +0400 в тематике «Гражданское право» Реквизиты в договоре ВОЗМЕЗДНОГО ОКАЗАНИЯ УСЛУГ, как писать? — Реквизиты в договоре ВОЗМЕЗДНОГО ОКАЗАНИЯ УСЛУГ, как писать. далее

1 ответ. Москва Просмотрен 258 раз. Задан 2012-11-29 07:52:52 +0400 в тематике «Гражданское право» Строит материалы вместо денег — Строит материалы вместо денег.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма.

Помощь: Реквизит документа — гриф утверждения.

Как правило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных локальных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, являющийся приложением к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (см.

Правила написания адресов

Такой порядок был установлен еще прежними Правилами (2000 г.), и в целом он соответствует международным правилам написания адресов.

Адреса пишутся не только на конвертах, они могут проставляться и на самих документах, например, на служебных письмах в составе реквизита «адресат». Однако и в том и в другом случае они должны оформляться в соответствии с установленными требованиями. В настоящее время этому уделяется серьезное внимание, так как от правильности написания адреса во многом зависит скорость пересылки почтовых отправлений.

Правила оформления реквизитов документа по ГОСТу Р -2003

В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003 1 [1] «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Источники: http://systemaby.com/docs/bit4u/dk-vv5t4a.html, http://www.studfiles.ru/preview/4420894/, http://jurspravocinik.ru/kak-pravilno-napisat-rekvizity-45733/




Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением